Ao fazer crescer uma equipa internacional surge sempre a mesma pergunta: qual usar, um Employer of Record (EOR) ou uma Professional Employer Organization (PEO)? Escolher entre EOR e PEO pode fazer uma grande diferença na situação legal da sua empresa, até onde consegue chegar geograficamente e na quantidade de trabalho que tem de fazer para cumprir a legislação. Mas respondem a problemas diferentes, têm implicações legais diferentes e encaixam em fases de crescimento diferentes.
Confundir os dois é mais do que um pequeno pormenor. Este artigo pretende esclarecer a confusão e explicar-lhe exatamente como um PEO e um EOR se diferenciam, quando cada um faz sentido e o que costuma ficar realmente na fatura quando se contam os custos. Segue-se uma comparação detalhada destes dois serviços para o ajudar a tomar a decisão certa para a sua empresa.
O que é uma Professional Employer Organization (PEO)?
Um PEO é uma configuração de coemprego: uma parceria entre a sua empresa e um PEO em que ambos se tornam empregadores de um trabalhador, mas repartem as responsabilidades.
Como funciona
As decisões do dia a dia sobre o trabalho, como contratação, tarefas, gestão do desempenho e cultura da empresa, pertencem-lhe a si. Entretanto, o PEO assume o que pertence aos departamentos administrativos e de conformidade: processamento salarial, impostos, etc. E como se trata de uma parceria oficial, um PEO normalmente usa o número fiscal da sua empresa para o processamento salarial, ou agrupa-o para a declaração de impostos, consoante o acordo que estabelecer.
Quando uma empresa recorre a um PEO
Os PEO fazem mais sentido para empresas que já têm uma entidade legal no país onde contratam. Um dos casos mais comuns é uma empresa norte-americana com colaboradores nos EUA. É uma forma de externalizar os RH sem abdicar da entidade já existente.
- Tem acesso a melhores seguros e benefícios para os seus colaboradores, uma vez que o PEO agrupa colaboradores de várias empresas para ganhar poder negocial.
- Um PEO trata da papelada: processamento salarial, impostos e conformidade.
- Pode ser mais económico do que usar um EOR se já tiver uma entidade local e um número razoável de colaboradores num determinado país.
- Como se associa ao PEO, mantém mais controlo sobre a relação laboral.
Principais limitações
- Continua a precisar de uma entidade legal adequada no país onde opera, pois um PEO não a pode substituir.
- A cobertura está geralmente limitada aos países onde o PEO opera.
- Quaisquer possíveis erros de conformidade são partilhados, não totalmente transferidos: não está totalmente protegido deles como estaria com um EOR.
- Os PEO não são adequados para testar um mercado completamente novo onde não tem entidade local.
O que é um Employer of Record (EOR)?
Um Employer of Record é o empregador legal do seu trabalhador num país onde não tem uma entidade, e que talvez nunca precise de ser criada.
Como funciona
Um EOR contrata o colaborador em seu nome usando a sua própria estrutura empresarial local. Trata do processamento salarial, resolve os impostos, garante que todos recebem os benefícios a tempo e assume a responsabilidade pelas questões legais relacionadas com o trabalho nesse país. Continua a gerir o trabalho do colaborador, mas, em termos de documentação, o EOR é oficialmente o empregador.
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Quando uma empresa recorre a um EOR
Um EOR é a primeira escolha quando uma empresa tenta recrutar alguém num país onde não tem uma entidade oficial, seja ao lançar-se numa nova região, na sua primeira contratação nessa zona ou ao reunir uma equipa de prestadores espalhados por vários países. Nestes casos, normalmente não faz sentido abrir um novo escritório.
Principais benefícios
- Não precisa de passar pelo processo de constituir uma empresa no país de interesse, poupando tempo e dinheiro.
- Os novos colaboradores podem começar em poucos dias em vez de semanas.
- Um EOR trata de toda a regulamentação laboral e de quaisquer possíveis litígios.
- Escalar depois para muitos países é muito mais fácil, sem necessidade de abrir novas entidades.
Principais limitações
- As comissões por colaborador podem custar mais do que as de um PEO, e isso pode acumular-se se contratar muitas pessoas num só local.
- Tem menos controlo sobre a gestão dos RH, uma vez que um EOR tem condições e modelos laborais locais que regem.
- Pode acontecer que um EOR fique mais caro do que criar a sua própria empresa num país se a sua força de trabalho crescer muito num só local.
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Explorar o processamento salarialPEO vs EOR: principais diferenças
A melhor forma de descobrir qual é o certo para a sua empresa não é apenas comparar serviços, mas também fazer as perguntas que importam especificamente ao seu negócio.
Empregador legal e responsabilidade laboral. Com um PEO, você e o fornecedor são ambos considerados empregadores legais, pelo que partilham o risco. Com um EOR, o fornecedor assume toda a responsabilidade sozinho.
Presença legal local. Os PEO exigem que já a tenha, enquanto um EOR permite começar a trabalhar sem necessidade dela, porque esse é o objetivo principal de um EOR.
Conformidade. Um PEO tratará da conformidade nos locais onde já existe, mas um EOR tratará dela por si em áreas onde não tem presença, tendo em conta todos os pequenos pormenores cuja existência talvez nem conheça.
Salários, impostos e benefícios legais. Ambos os modelos podem tratar do processamento salarial e dos benefícios legais por si, mas a diferença está em nome de quem fica o registo fiscal: com um PEO, o seu; com um EOR, o deles.
Integração e saída de colaboradores. Com um PEO, o seu processo de integração segue o que você faz, uma vez que já é o empregador estabelecido. Com um EOR, o fornecedor tem o seu próprio sistema para integrar pessoas num território novo.
Administração de RH. Ambos retirarão parte do trabalho à sua equipa de RH, mas um PEO integra-se frequentemente melhor com os sistemas de RH existentes, já que lida com uma equipa que já existe. Um EOR é mais autónomo, pois pode não ter presença local de RH.
A rapidez de integração de novas pessoas. Os PEO são bons nisto porque o trabalho prévio da entidade já está feito, mas os EOR oferecem outro tipo de rapidez: permitem-lhe saltar a constituição da entidade, pelo que pode contratar mais depressa num novo país.
Expansão internacional. É aqui que os dois realmente divergem. Os PEO não estão preparados para o apoiar quando se expande para novos países. Um EOR foi concebido para o deixar expandir-se tão depressa e tão longe quanto quiser.
O custo de tudo isto. Os PEO costumam cobrar uma percentagem da folha salarial ou uma taxa fixa por colaborador, enquanto um EOR cobra uma mensalidade fixa por pessoa, que é mais alta de início mas evita, por exemplo, custos de manutenção.
O seu negócio e a escalabilidade. Os PEO são bons a manter os custos baixos à medida que cresce num país onde já está, e os EOR são ótimos para o levar a vários países, mas quando cresce o suficiente num só local, pode deixar de ser rentável continuar a usar um EOR aí.
Os custos ocultos que as empresas costumam ignorar
Ironicamente, nem todas as empresas prestam atenção suficiente para perceber quanto custa constituir uma nova entidade ou as despesas gerais que um negócio terá inevitavelmente ao escolher um modelo específico ou ao decidir fazer tudo por conta própria. Uma comparação justa tem de incluir:
- Manutenção da entidade: há taxas anuais de registo, custos de agente registado e outras declarações locais que existem quer contrate alguém quer não.
- Necessidades de contabilidade local: na maioria dos locais exige-se contabilidade local e a entrega de relatórios financeiros legais, o que implica contratar um contabilista ou uma empresa locais.
- Advogados laboralistas: redigir contratos, tratar de cessações e acompanhar as alterações à legislação laboral. Tudo isto é trabalho contínuo que exige aconselhamento jurídico contínuo.
- Software e infraestrutura de processamento salarial: precisará de um sistema salarial local, software fiscal e integrações licenciadas e mantidas.
- Seguros: inclui o seguro de acidentes de trabalho, o seguro de responsabilidade do empregador e outras possíveis coberturas obrigatórias.
- Sanções: coisas como a classificação incorreta, as entregas tardias ou os contratos não conformes podem causar coimas que custam mais do que custaria um EOR ou um PEO.
- Encargos administrativos: o tempo que demora internamente a acompanhar a parte jurídica, financeira e de RH entre jurisdições.
- Pessoal de RH: significa contratar internamente para gerir tudo o que foi referido.
Por vezes um EOR pode parecer mais caro no papel do que na realidade, mas depois de se contabilizarem todos os custos adicionais, pode na verdade ser muito mais barato, sobretudo para equipas pequenas. É isto que um diretor financeiro tem em conta ao tomar decisões.
Quadro de decisão: deve escolher um PEO ou um EOR?
Faz sentido confrontar a sua situação concreta com duas listas de verificação rápidas:
Escolha um PEO se a sua situação se encaixar em qualquer um destes cenários:
- Já tem uma entidade no país onde está a testar um novo mercado.
- Só contrata num único país.
- Quer benefícios para colaboradores que não sejam demasiado dispendiosos: um PEO pode ajudá-lo a juntar recursos com outras empresas.
- Tem ou terá uma equipa de dimensão que justifique criar uma entidade legal.
Escolha um EOR se algum destes casos se aplicar ao seu negócio:
- Está a contratar pessoas em países onde não tem entidades legais.
- Quer testar um novo mercado antes de assumir um compromisso maior.
- Precisa de ter pessoas a trabalhar para si o mais depressa possível, em poucos dias.
- Constituir e manter uma entidade estrangeira não é uma ideia adequada ao seu orçamento neste momento.
Se se encontrar a assinalar caixas nas duas listas, isso pode ser sinal de que precisa de ambas as opções a funcionar em paralelo. Não é um caso raro, porque as empresas combinam frequentemente os dois modelos em simultâneo. Na Garna, podemos ajudá-lo a atingir os seus objetivos e explicar como combinar várias opções.
Casos reais de negócio
Os quadros só são úteis quando os consegue ver em ação. Vamos então estudar estes quatro casos:
Cenário 1: uma empresa norte-americana a contratar na Alemanha pela primeira vez. Sem presença legal, sem conhecimento de RH no país e com pouco incentivo para constituir uma entidade só para contratar uma pessoa. Neste caso, um Employer of Record é a escolha óbvia: pode integrar o colaborador em questão de dias e tratar da conformidade laboral alemã.
Cenário 2: uma empresa com 150 colaboradores na Índia. A entidade já funciona, a força de trabalho está completa e o principal objetivo é reduzir a carga de papelada e melhorar os benefícios. Uma Professional Employer Organization encaixa bem.
Cenário 3: uma startup a lançar-se em cinco países ao mesmo tempo. Constituir cinco entidades separadas levaria muito tempo e seria caro, sem falar no facto de ainda ser imprevisível quais os mercados que terão êxito. Usar um EOR nos cinco mercados permite-lhes mover-se depressa e manter a flexibilidade.
Cenário 4: uma grande empresa que já tem presença em vários países e agora precisa de contratar colaboradores em novos mercados. Neste caso, um caminho híbrido é uma boa escolha. O PEO dá suporte nos locais onde já estão estabelecidos e o EOR dá suporte nos novos mercados que estão a explorar.
Escolha o modelo de emprego certo para a sua estratégia de crescimento
Não existe uma solução universal no que toca a EOR e PEO. Cada modelo serve uma fase diferente do crescimento de uma empresa, e a melhor escolha depende do ponto de partida, da rapidez com que precisa de se mover e da certeza que tem sobre um novo mercado.
Muitas empresas seguem um caminho bastante natural: começam com um EOR para testar um novo país e depois passam para a sua própria entidade em conjunto com um PEO quando começam a crescer. Algumas empresas usam os dois modelos em simultâneo, e isso está a tornar-se mais a norma do que a exceção para as empresas que operam em vários países.
Quer esteja a começar e a contratar o seu primeiro colaborador internacional, quer esteja a construir uma força de trabalho global que abrange muitos países, a Garna pode ajudá-lo a escolher e implementar o modelo de emprego que melhor funciona hoje e que apoia o seu crescimento amanhã.