Contratar trabajadores de otros países nunca había sido tan fácil, pero también se ha vuelto mucho más regulado. Cada país tiene su propio conjunto de leyes, por lo que hacerlo bien puede ser un problema costoso y que consume mucho tiempo para las empresas que no tienen una entidad legal local.
Un Employer of Record (EOR) es una solución a este problema. Permite a tu empresa contratar trabajadores en un país extranjero sin tener que crear una sociedad local. En su lugar, un tercero se convierte en la empresa cuyo nombre figura en el contrato de trabajo, y tu empresa gestiona el trabajo diario de los empleados.
En esta guía te explicaremos cómo funciona un EOR y en qué se diferencia de los contratistas y de las empresas locales.
¿Qué es un Employer of Record?
Un Employer of Record es, en esencia, una empresa tercera que asume el papel de empleador oficial de tus trabajadores en las partes legales y administrativas importantes. Mientras tanto, tú te encargas de los objetivos de negocio que más importan a tu empresa.
En pocas palabras, un EOR te permite incorporar empleados a tiempo completo en países donde no tienes una entidad local. Es un modelo que ha calado mucho entre startups, equipos remotos y empresas que se expanden a nuevos mercados y quieren crecer rápido sin gastar una pequeña fortuna en descifrar todas las leyes laborales y fiscales locales de cada nuevo país.
¿Qué hace un Employer of Record?
Un EOR moderno gestiona los asuntos legales y administrativos relacionados con las tareas de empleo internacional. Eso incluye:
- preparar contratos de trabajo conformes con la normativa local;
- incorporar a los nuevos empleados;
- gestionar la nómina en monedas locales;
- calcular y remitir los impuestos sobre la nómina;
- administrar las prestaciones legales y opcionales de los empleados;
- garantizar el cumplimiento de las leyes laborales locales;
- gestionar permisos, festivos y derechos legales;
- mantener los registros y la documentación laboral;
- gestionar la baja de empleados y los despidos conforme a la normativa local.
¿Cuándo deberías usar un Employer of Record?
Un Employer of Record no se creó para sustituir la configuración de contratación. Resuelve un problema empresarial muy concreto: contratar legalmente a personas en países extranjeros donde no tienes presencia. Si tu empresa quiere incorporar a una o dos personas del extranjero, abrir una entidad plenamente operativa será demasiado caro y llevará demasiado tiempo. Y, por otro lado, tratar a empleados a tiempo completo como contratistas puede meter a tu empresa en problemas de cumplimiento.
- Expansión a nuevos mercados
Un Employer of Record te permite incorporar nuevo talento global en solo unas semanas, resolviendo los contratos de trabajo y asegurando que todo sea conforme: nómina, prestaciones legales y leyes laborales locales.
- Contratación de talento en todo el mundo
El trabajo remoto ha hecho posible que cualquier empresa contrate en todo el mundo. Por ejemplo: una empresa de software estadounidense puede emplear fácilmente a alguien en Polonia, a un diseñador de producto de Brasil o a un ingeniero de Alemania sin crear una empresa en cada país.
- Construir un equipo antes de comprometerse
Para las startups y scaleups, crear un equipo en un nuevo país no siempre exige constituir de inmediato una entidad local. Un EOR te permite contratar empleados locales y formar tu equipo sin el compromiso inicial de establecer tu propia entidad empleadora, dándote flexibilidad para ver cómo evolucionan tus necesidades de contratación antes de hacer una inversión a más largo plazo en una estructura local.
- Apoyar un crecimiento global rápido
Las empresas de crecimiento rápido suelen verse obligadas a contratar personal en distintos países al mismo tiempo. Contar con un EOR ayuda a estandarizar todos los procesos con un único conjunto de reglas, lo que permite a los equipos de RR. HH. y finanzas escalar la contratación internacional sin tener que montar operaciones locales independientes en cada mercado.
Employer of Record vs Contractor of Record vs agencia de trabajo temporal
Estos tres modelos suelen confundirse, por lo que conviene exponer con claridad la diferencia entre ellos:
- Employer of Record: una forma sencilla de contratar empleados en un nuevo país sin crear tu propia entidad empleadora local. El EOR gestiona la relación laboral, incluidos los contratos, la nómina, las prestaciones legales y la administración relacionada con el empleo, mientras tú te centras en la actividad diaria, los objetivos y el rendimiento de tu equipo.
- Contractor of Record: pensado para empresas que trabajan con contratistas independientes. El Contractor of Record ayuda a gestionar acuerdos con contratistas conformes con la normativa, la incorporación, las facturas, los pagos y la administración relacionada, mientras el contratista sigue siendo un contratista independiente y no se convierte en empleado.
- Agencia de trabajo temporal: una opción flexible para incorporar trabajadores a través de una agencia en lugar de emplearlos como parte de tu propio equipo. La agencia emplea a los trabajadores y pone sus servicios a disposición de tu empresa, normalmente para un encargo específico o una necesidad de plantilla. Tu empresa suele dirigir su trabajo diario, mientras que la agencia sigue siendo el empleador. Los acuerdos de trabajo temporal pueden estar sujetos a requisitos locales específicos según el país y cómo se estructure el acuerdo.
Cuál necesitarás depende del tipo de trabajo que quieras cubrir.
Cómo elegir al Employer of Record adecuado
No todos los proveedores de Employer of Record ofrecen el mismo nivel de servicio. Aunque la mayoría puede emplear trabajadores en tu nombre, la calidad del soporte que ofrecen, la tecnología que usan, el conocimiento local y las operaciones de nómina varían. Entonces, ¿qué debes buscar antes de decidirte?
1. Cobertura global y conocimiento local
Comprueba que el proveedor da soporte a los países en los que quieres contratar. Un buen EOR necesita tener un profundo conocimiento local en cada mercado en el que opera. Esto significa que debe poder gestionar aspectos como los contratos de trabajo, la normativa fiscal, las prestaciones obligatorias de los empleados, los procedimientos de baja y las novedades de la legislación laboral local.
La normativa laboral cambia constantemente, por lo que tu proveedor debe vigilar las novedades legislativas para mantener a tu plantilla en cumplimiento.
2. Precisión y cumplimiento en la nómina
La nómina es una de las principales razones por las que las empresas eligen un EOR. Por eso, al hablar con posibles proveedores, pregúntales cómo gestionan:
- los cálculos de nómina;
- la retención de impuestos;
- las cotizaciones obligatorias;
- los pagos de salarios.
Los procesos de nómina fiables deben incluir comprobaciones de validación para asegurar que todo esté en orden antes de cada ciclo de pago de la empresa cliente.
3. Prestaciones para empleados y experiencia local
Un buen EOR debe gestionar las prestaciones obligatorias y ayudar a las empresas a configurar un paquete competitivo que haga más eficiente el proceso de contratación. Según el país, puede incluir seguro médico, cotizaciones a pensiones, permisos retribuidos y parentales, vales de comida, ayudas de transporte y seguro privado.
La idea es ofrecer a los empleados una experiencia de incorporación completa.
4. Tecnología e integraciones
Cuando trabajas con una plantilla internacional, tener todas las funciones en un solo lugar marca la diferencia. Por eso, busca proveedores que puedan integrarlo todo:
- Incorporación de empleados;
- Gestión de nóminas;
- Almacenamiento de documentos;
- Seguimiento de gastos;
- Flujos de aprobación;
- Panel de informes;
- Integraciones con software de RR. HH., contabilidad y nóminas.
5. Transparencia en los precios
Los precios de un EOR pueden variar mucho. Algunos proveedores te ofrecerán una cuota mensual fija por empleado, otros un porcentaje de tu nómina o añadirán cargos adicionales por contratación, etc. Antes de firmar el contrato, pregunta por los costes de incorporación, los plazos mínimos del contrato, las políticas de cancelación, las comisiones de conversión de divisas y los cargos adicionales de cumplimiento. Los precios y sus condiciones deben estar a la vista.
6. Seguridad y protección de datos
Los Employer of Record trabajan con información sensible como salarios, documentos de identidad y datos de cuentas bancarias. Los proveedores fiables ofrecen:
- almacenamiento de datos cifrado;
- controles de acceso basados en roles;
- autenticación multifactor;
- registros de auditoría detallados;
- cumplimiento de normativas como el RGPD y otras leyes de privacidad aplicables.
7. Condiciones de transición y salida
Pregunta qué ocurre si quieres cambiar de proveedor o pasar el equipo a tu propia entidad más adelante: cómo se garantiza la continuidad del empleo y cuánto preaviso o permanencia se exige.
Por qué las empresas eligen Garna como su Employer of Record
Garna simplifica la contratación global al ofrecer servicios de EOR a través de una red de entidades empleadoras locales. Nos encargamos de los contratos de trabajo, la incorporación, la nómina, las prestaciones legales y el cumplimiento laboral, ayudando a las empresas a moverse entre los requisitos laborales locales en más de 150 países. Contrata a nivel internacional, paga a tus empleados en varias monedas y expándete a nuevos mercados sin tener que crear una entidad empleadora local en cada uno.
A diferencia de otros proveedores de EOR que se centran en lo básico del empleo, Garna va un paso más allá y ofrece una plataforma completa de plantilla global. Para equipos distribuidos de finanzas, RR. HH. y operaciones, reduce la carga administrativa y elimina la necesidad de coordinar varios proveedores.
La plataforma incluye funciones útiles, entre ellas:
- inicio de sesión único (SSO) para que el equipo acceda de forma segura;
- permisos basados en roles, para que solo los equipos de RR. HH., finanzas y operaciones accedan a la información necesaria para sus responsabilidades;
- flujos de aprobación y límites de pago para garantizar que las aprobaciones de nómina sean correctas y evitar pagos no autorizados o excesivos.
Estos controles hacen que la gestión de una plantilla global sea segura y capaz de adaptarse a organizaciones de cualquier tamaño.
Primeros pasos con un Employer of Record: paso a paso
Poner en marcha un Employer of Record suele ser mucho más fácil que crear tu propia presencia legal, pero su lanzamiento sigue requiriendo cierta coordinación entre RR. HH., finanzas, abogados y los responsables de contratación.
Seguir un proceso de implantación sencillo te ayuda a evitar retrasos y a ponerte a trabajar lo antes posible.
Paso 1: determina dónde necesitas contratar
Debes averiguar en qué países vas a contratar, cuántas personas se incorporarán y si se trata de una configuración temporal o a largo plazo.
Paso 2: elige un EOR
Ahora toca buscar un EOR que se ajuste a tu visión y cumpla las expectativas: fíjate en la cobertura de países, las capacidades de nómina, los requisitos técnicos, la seguridad, etc.
Paso 3: reúne la información de los empleados
Además, debes recopilar toda la información necesaria para crear contratos de trabajo adecuados y conformes. Eso incluye los documentos de identidad del empleado, el puesto y las responsabilidades, el salario y el paquete retributivo, la ubicación, la fecha de inicio propuesta y cualquier requisito de prestaciones.
Paso 4: incorporación
Una vez que la documentación laboral está en regla, los empleados pueden empezar mientras el EOR se encarga de la incorporación y de la administración laboral diaria, ayudando a garantizar una experiencia fluida conforme a los requisitos locales.
Ventajas y limitaciones de usar un Employer of Record
Como cualquier otro modelo de contratación, un EOR tiene ventajas e inconvenientes. Entender ambos lados ayuda a las empresas a tomar una decisión informada sobre qué configuración es la mejor para su etapa concreta de crecimiento.
Ventajas:
- Contrata empleados sin abrir una entidad local;
- Expándete a nuevos mercados más rápido;
- Recibe ayuda para gestionar los requisitos locales de empleo y de cumplimiento de la nómina;
- Nómina local, impuestos relacionados con el empleo y la nómina, y prestaciones gestionados por ti;
- RR. HH. y finanzas no se sobrecargan con la gestión;
- Posibilidad de expandirte fácilmente a distintos países.
Limitaciones:
- Cuotas mensuales de servicio por empleado;
- Menos control directo sobre el empleo;
- Puede no ser siempre la opción más barata para equipos grandes en un solo país;
- La calidad del servicio depende del proveedor;
- Algunos acuerdos laborales muy personalizados pueden requerir una revisión adicional.
Para muchas startups y empresas en crecimiento, el ahorro operativo y la reducción de riesgos compensan los costes del servicio. Sin embargo, a medida que aumenta la plantilla en un país concreto, las empresas suelen tener que reevaluar si crear su propia entidad local tiene sentido financiero.
Conclusión
No tienes que crear una empresa en cada país en el que quieras formar un equipo. Un Employer of Record permite a las empresas emplear personas rápidamente sin perder de vista las leyes y normativas laborales locales.
Para las empresas con una expansión global en mente, Garna combina servicios de EOR con nómina, gestión de contratistas, pagos internacionales y gestión de la plantilla en una sola plataforma, lo que facilita contratar, pagar y apoyar a empleados en una amplia gama de países.
¿Listo para contratar a nivel internacional? Si es así, reserva una demo para ver cómo Garna puede ayudarte a crear un equipo global conforme a la normativa.