Что такое Employer of Record? Полное руководство по глобальному найму

Нанимать работников из других стран никогда не было так просто, но и регулирование стало намного строже. В каждой стране свой набор законов, поэтому правильно всё сделать — дорогая и длительная задача для компаний, у которых нет местного юридического лица.

Employer of Record (EOR) — решение этой проблемы. Он позволяет вашему бизнесу нанимать работников в другой стране без создания местной компании. Вместо этого третья сторона становится компанией, чьё имя указано в трудовом договоре, а ваш бизнес управляет повседневной работой сотрудников.

В этом руководстве мы расскажем, как работает EOR и чем он отличается от подрядчиков и местных компаний.

Что такое Employer of Record?

Employer of Record — это, по сути, сторонняя компания, которая берёт на себя роль официального работодателя ваших работников в важных юридических и административных вопросах. При этом вы отвечаете за бизнес-цели, которые важнее всего для вашей компании.

Проще говоря, EOR позволяет принимать сотрудников на полную ставку в странах, где у вас нет местного юрлица. Эта модель по-настоящему прижилась у стартапов, удалённых команд и компаний, выходящих на новые рынки, которые хотят быстро расти и не тратить целое состояние на разбор местных трудовых и налоговых законов каждой новой страны.

Что делает Employer of Record?

Современный EOR берёт на себя юридические и административные вопросы, связанные с международным трудоустройством. Это включает:

• подготовку трудовых договоров, соответствующих местному законодательству;
• онбординг новых сотрудников;
• расчёт зарплаты в местных валютах;
• расчёт и перечисление налогов на заработную плату;
• администрирование обязательных и дополнительных льгот сотрудников;
• обеспечение соблюдения местного трудового законодательства;
• управление отпусками, праздничными днями и обязательными правами;
• ведение трудовых записей и документации;
• оформление увольнения и расторжения договоров в соответствии с местными нормами.

Когда стоит использовать Employer of Record?

Employer of Record создан не для замены структуры найма. Он решает очень конкретную бизнес-задачу: законно нанимать людей в других странах, где у вас нет присутствия. Если ваша компания хочет привлечь одного-двух человек из-за рубежа, открытие полноценного юрлица будет слишком дорогим и долгим. А с другой стороны, оформление сотрудников на полную ставку как подрядчиков может привести к проблемам с соблюдением требований.

• Выход на новые рынки

Employer of Record позволяет привлечь новых глобальных талантов всего за несколько недель, оформив трудовые договоры и обеспечив соответствие требованиям: расчёт зарплаты, обязательные льготы и местное трудовое законодательство.

• Найм талантов по всему миру

Удалённая работа позволила любой компании набирать людей по всему миру. Например, американская софтверная компания может легко нанять сотрудника в Польше, продуктового дизайнера из Бразилии или инженера из Германии, не создавая отдельную компанию в каждой стране.

• Формирование команды до принятия долгосрочных обязательств

Для стартапов и растущих компаний создание команды в новой стране не всегда требует сразу открывать местное юрлицо. EOR позволяет нанимать местных сотрудников и формировать команду без первоначальных обязательств по созданию собственного юрлица-работодателя, давая гибкость увидеть, как развиваются ваши потребности в найме, прежде чем делать более долгосрочные инвестиции в местную структуру.

• Поддержка быстрого глобального роста

Быстрорастущим компаниям часто приходится нанимать персонал сразу в разных странах. EOR помогает стандартизировать все процессы единым набором правил, что позволяет HR- и финансовым командам масштабировать международный найм без создания отдельных местных операций на каждом рынке.

Employer of Record, Contractor of Record и кадровое агентство

Эти три модели часто путают, поэтому стоит чётко обозначить разницу между ними:

• Employer of Record — простой способ нанять сотрудников в новой стране без создания собственного местного юрлица-работодателя. EOR управляет трудовыми отношениями, включая договоры, расчёт зарплаты, обязательные льготы и административные вопросы трудоустройства, а вы сосредотачиваетесь на повседневной деятельности, целях и результатах вашей команды.
• Contractor of Record — создан для компаний, работающих с независимыми подрядчиками. Contractor of Record помогает управлять соответствующими требованиям договорами с подрядчиками, онбордингом, счетами, платежами и сопутствующим администрированием, а подрядчик остаётся независимым подрядчиком и не становится сотрудником.
• Кадровое агентство — гибкий вариант привлечения работников через агентство, а не принятия их в собственную команду. Агентство нанимает работников и предоставляет их услуги вашему бизнесу, как правило, для конкретного задания или потребности в персонале. Ваш бизнес обычно руководит их повседневной работой, а работодателем остаётся агентство. Схемы с кадровыми агентствами могут подпадать под специальные местные требования в зависимости от страны и структуры соглашения.

Какая из них вам понадобится, зависит от того, какую работу вы хотите закрыть.

Как выбрать подходящего Employer of Record

Не все поставщики Employer of Record предлагают одинаковый уровень сервиса. Хотя большинство может нанимать работников от вашего имени, качество поддержки, используемые технологии, местная экспертиза и операции по расчёту зарплаты различаются. Так на что обратить внимание перед принятием решения?

1. Глобальный охват и местная экспертиза

Проверьте, что поставщик поддерживает страны, в которых вы хотите нанимать. Хороший EOR должен глубоко знать местные особенности каждого рынка, на котором работает. Это значит, что он должен уметь управляться с трудовыми договорами, налоговыми нормами, обязательными льготами сотрудников, процедурами увольнения и изменениями местного трудового права.

Трудовые нормы постоянно меняются, поэтому ваш поставщик должен следить за законодательными обновлениями, чтобы ваш коллектив оставался в рамках закона.

1. Точность и соответствие требованиям при расчёте зарплаты

Расчёт зарплаты — одна из главных причин, по которым компании выбирают EOR. Поэтому при общении с потенциальными поставщиками спросите, как они обрабатывают:

• расчёты зарплаты;
• удержание налогов;
• обязательные взносы;
• выплаты зарплаты.

Надёжные процессы расчёта зарплаты должны включать проверки, гарантирующие, что перед каждым платёжным циклом компании-клиента всё в порядке.

1. Льготы сотрудников и местный опыт

Хороший EOR должен управлять обязательными льготами и помогать компаниям составлять конкурентный пакет, делающий процесс найма эффективнее. В зависимости от страны это может включать медицинское страхование, пенсионные взносы, оплачиваемые отпуска и отпуска по уходу за ребёнком, талоны на питание, компенсацию транспорта и частное страхование.

Идея в том, чтобы дать сотрудникам полноценный онбординг.

1. Технологии и интеграции

Когда вы работаете с международным коллективом, важно, чтобы все функции были в одном месте. Поэтому ищите поставщиков, которые могут интегрировать всё:

• Онбординг сотрудников;
• Управление расчётом зарплаты;
• Хранение документов;
• Учёт расходов;
• Процессы согласования;
• Панель отчётности;
• Интеграции с HRIS, бухгалтерским и payroll-ПО.

1. Прозрачность цен

Цены на EOR могут сильно различаться. Одни поставщики предложат фиксированную ежемесячную плату за сотрудника, другие — процент от вашего фонда оплаты труда или дополнительные сборы за найм и так далее. Перед подписанием договора спросите о стоимости онбординга, минимальных сроках договора, политике отмены, комиссиях за конвертацию валют и дополнительных сборах за соблюдение требований. Цены и условия должны быть открытыми.

1. Безопасность и защита данных

Employer of Record работают с конфиденциальной информацией: зарплатами, удостоверениями личности и реквизитами банковских счетов. Надёжные поставщики предлагают:

• шифрованное хранение данных;
• ролевой контроль доступа;
• многофакторную аутентификацию;
• подробные журналы аудита;
• соответствие нормам, таким как GDPR и другие применимые законы о конфиденциальности.

1. Условия перехода и выхода

Спросите, что произойдёт, если вы захотите сменить поставщика или позднее перевести команду в собственное юрлицо: как гарантируется непрерывность трудоустройства и какой срок уведомления или обязательств требуется.

Почему компании выбирают Garna в качестве своего Employer of Record

Garna упрощает глобальный найм, предоставляя услуги EOR через сеть местных юрлиц-работодателей. Мы занимаемся трудовыми договорами, онбордингом, расчётом зарплаты, обязательными льготами и соблюдением требований трудового права, помогая бизнесу ориентироваться в местных трудовых нормах более чем в 150 странах. Нанимайте международно, платите сотрудникам в разных валютах и выходите на новые рынки, не создавая местное юрлицо-работодателя в каждом из них.

В отличие от некоторых других поставщиков EOR, которые сосредоточены на основах трудоустройства, Garna идёт дальше и предлагает полноценную платформу для глобального коллектива. Для распределённых финансовых, HR- и операционных команд она снижает административную нагрузку и избавляет от необходимости координировать несколько поставщиков.

Платформа включает полезные функции, в том числе:

• единый вход (SSO) для безопасного входа команды;
• ролевые права доступа, чтобы только HR-, финансовые и операционные команды получали информацию, необходимую для их обязанностей;
• процессы согласования и лимиты платежей, чтобы обеспечить корректность согласования зарплат и предотвратить несанкционированные или чрезмерные платежи.

Эти механизмы контроля делают управление глобальным коллективом безопасным и подходящим для организаций любого размера.

Начало работы с Employer of Record: пошагово

Запустить Employer of Record обычно намного проще, чем создавать собственное юридическое присутствие, но запуск всё равно требует некоторой координации между HR, финансами, юристами и нанимающими руководителями.

Простой процесс внедрения помогает избежать задержек и приступить к работе как можно быстрее.

Шаг 1. Определите, где вам нужно нанимать

Нужно понять, в каких странах вы нанимаете, сколько человек присоединится и является ли это временной или долгосрочной схемой.

Шаг 2. Выберите EOR

Теперь пора искать EOR, который соответствует вашему видению и ожиданиям: обратите внимание на охват стран, возможности расчёта зарплаты, технические требования, безопасность и так далее.

Шаг 3. Соберите информацию о сотрудниках

Также нужно собрать всю информацию, необходимую для составления корректных и соответствующих требованиям трудовых договоров. Это включает удостоверения личности сотрудника, должность и обязанности, зарплату и пакет вознаграждения, местоположение, предполагаемую дату начала и любые требования по льготам.

Шаг 4. Онбординг

Когда трудовая документация готова, сотрудники могут приступать к работе, а EOR занимается онбордингом и повседневным кадровым администрированием, помогая обеспечить гладкий процесс в соответствии с местными требованиями.

Преимущества и ограничения использования Employer of Record

Как и любая другая модель найма, EOR имеет плюсы и минусы. Понимание обеих сторон помогает компаниям принять взвешенное решение о том, какая схема лучше всего подходит на их конкретном этапе роста.

Преимущества:

• Нанимайте сотрудников без открытия местного юрлица;
• Быстрее выходите на новые рынки;
• Получайте помощь в управлении местными требованиями к трудоустройству и расчёту зарплаты;
• Местная зарплата, налоги, связанные с трудоустройством и зарплатой, и льготы ведутся за вас;
• HR и финансы не перегружены управлением;
• Возможность легко расширяться в разные страны.

Ограничения

• Ежемесячная плата за услуги за каждого сотрудника;
• Меньше прямого контроля над трудоустройством;
• Не всегда самый дешёвый вариант для больших команд в одной стране;

• Качество услуг зависит от поставщика;

• Некоторые сильно индивидуализированные трудовые схемы могут потребовать дополнительной проверки.

Для многих стартапов и растущих компаний операционная экономия и снижение рисков оправдывают стоимость услуг. Однако по мере роста численности сотрудников в конкретной стране компаниям часто приходится пересматривать, имеет ли финансовый смысл создание собственного местного юрлица.

Заключение

Вам не нужно создавать компанию в каждой стране, где вы хотите построить команду. Employer of Record позволяет компаниям быстро нанимать людей, оставаясь в рамках местных трудовых законов и норм.

Для компаний, планирующих глобальную экспансию, Garna объединяет услуги EOR с payroll, управлением подрядчиками, международными платежами и управлением персоналом на одной платформе, что облегчает найм, оплату и поддержку сотрудников в самых разных странах.

Готовы нанимать на международном уровне? Если да, запишитесь на демо, чтобы увидеть, как Garna поможет вам построить глобальную команду с соблюдением всех требований.