Contratar trabalhadores de outros países nunca foi tão fácil, mas também se tornou muito mais regulamentado. Cada país tem o seu próprio conjunto de leis, pelo que fazê-lo bem pode ser um problema dispendioso e demorado para as empresas que não têm uma entidade legal local.
Um Employer of Record (EOR) é uma solução para este problema. Permite que a sua empresa contrate trabalhadores num país estrangeiro sem ter de constituir uma empresa local. Em vez disso, um terceiro passa a ser a empresa cujo nome consta do contrato de trabalho, e a sua empresa gere o trabalho diário dos colaboradores.
Neste guia, vamos explicar como funciona um EOR e como se distingue dos prestadores independentes e das empresas locais.
O que é um Employer of Record?
Um Employer of Record é, no essencial, uma empresa terceira que assume o papel de empregador oficial dos seus trabalhadores nas partes legais e administrativas importantes. Entretanto, você trata dos objetivos de negócio que mais importam à sua empresa.
Em termos simples, um EOR permite-lhe integrar colaboradores a tempo inteiro em países onde não tem uma entidade local. É um modelo que pegou muito entre startups, equipas remotas e empresas que se expandem para novos mercados e querem crescer depressa sem gastar uma pequena fortuna a decifrar todas as leis laborais e fiscais locais de cada novo país.
O que faz um Employer of Record?
Um EOR moderno gere os assuntos legais e administrativos relacionados com as tarefas de emprego internacional. Isso inclui:
- preparar contratos de trabalho conformes com a legislação local;
- integrar novos colaboradores;
- processar salários em moedas locais;
- calcular e entregar os impostos sobre salários;
- administrar os benefícios legais e opcionais dos colaboradores;
- garantir o cumprimento das leis laborais locais;
- gerir licenças, feriados e direitos legais;
- manter os registos e a documentação laboral;
- tratar da saída de colaboradores e dos despedimentos de acordo com os regulamentos locais.
Quando deve usar um Employer of Record?
Um Employer of Record não foi criado para substituir a estrutura de contratação. Resolve um problema empresarial muito específico: contratar legalmente pessoas em países estrangeiros onde não tem presença. Se a sua empresa quer trazer uma ou duas pessoas do estrangeiro, abrir uma entidade totalmente funcional será demasiado caro e demorado. E, por outro lado, tratar colaboradores a tempo inteiro como prestadores pode meter a sua empresa em problemas de conformidade.
- Expansão para novos mercados
Um Employer of Record permite-lhe integrar novos talentos globais em apenas algumas semanas, tratando dos contratos de trabalho e garantindo que tudo está em conformidade: salários, benefícios legais e leis laborais locais.
- Contratar talento em todo o mundo
O trabalho remoto tornou possível a qualquer empresa recrutar em todo o mundo. Por exemplo: uma empresa de software dos EUA pode facilmente empregar alguém na Polónia, um designer de produto do Brasil ou um engenheiro da Alemanha sem criar uma empresa em cada país.
- Construir uma equipa antes de assumir compromissos
Para startups e scaleups, construir uma equipa num novo país nem sempre exige constituir de imediato uma entidade local. Um EOR permite-lhe contratar colaboradores locais e construir a sua equipa sem o compromisso inicial de estabelecer a sua própria entidade empregadora, dando-lhe flexibilidade para ver como evoluem as suas necessidades de contratação antes de fazer um investimento a mais longo prazo numa estrutura local.
- Apoiar um crescimento global rápido
As empresas de crescimento rápido são muitas vezes forçadas a contratar pessoal em diferentes países ao mesmo tempo. Ter um EOR ajuda a padronizar todos os processos com um único conjunto de regras, o que permite às equipas de RH e financeiras escalar a contratação internacional sem ter de montar operações locais separadas em cada mercado.
Employer of Record vs Contractor of Record vs agência de trabalho temporário
Estes três modelos são frequentemente confundidos, pelo que vale a pena expor claramente a diferença entre eles:
- Employer of Record: uma forma simples de contratar colaboradores num novo país sem criar a sua própria entidade empregadora local. O EOR gere a relação laboral, incluindo contratos, processamento salarial, benefícios legais e administração relacionada com o emprego, enquanto você se concentra na atividade diária, nos objetivos e no desempenho da sua equipa.
- Contractor of Record: criado para empresas que trabalham com prestadores independentes. O Contractor of Record ajuda a gerir acordos conformes com prestadores, integração, faturas, pagamentos e administração relacionada, enquanto o prestador continua a ser independente e não se torna colaborador.
- Agência de trabalho temporário: uma opção flexível para trazer trabalhadores através de uma agência em vez de os empregar como parte da sua própria equipa. A agência emprega os trabalhadores e disponibiliza os seus serviços à sua empresa, normalmente para uma tarefa específica ou uma necessidade de pessoal. A sua empresa geralmente orienta o trabalho diário deles, enquanto a agência continua a ser o empregador. Os acordos de trabalho temporário podem estar sujeitos a requisitos locais específicos consoante o país e a forma como o acordo é estruturado.
Qual deles vai precisar depende do tipo de trabalho que quer cobrir.
Como escolher o Employer of Record certo
Nem todos os fornecedores de Employer of Record oferecem o mesmo nível de serviço. Embora a maioria possa empregar trabalhadores em seu nome, a qualidade do apoio que oferecem, a tecnologia que usam, o conhecimento local e as operações de processamento salarial variam. Então, o que deve procurar antes de decidir?
- Cobertura global e conhecimento local
Verifique se o fornecedor suporta os países onde quer contratar. Um bom EOR precisa de ter um profundo conhecimento local em cada mercado em que opera. Isto significa que deve conseguir tratar de aspetos como contratos de trabalho, regulamentos fiscais, benefícios obrigatórios dos colaboradores, procedimentos de cessação e atualizações da legislação laboral local.
A regulamentação laboral muda constantemente, pelo que o seu fornecedor tem de acompanhar as atualizações legislativas para manter a sua força de trabalho em conformidade.
- Precisão e conformidade no processamento salarial
O processamento salarial é uma das principais razões pelas quais as empresas escolhem um EOR. Por isso, ao falar com potenciais fornecedores, pergunte como tratam:
- os cálculos salariais;
- a retenção de impostos;
- as contribuições obrigatórias;
- os pagamentos de salários.
Processos salariais fiáveis devem incluir verificações de validação para garantir que tudo está em ordem antes de cada ciclo de pagamento da empresa cliente.
- Benefícios dos colaboradores e experiência local
Um bom EOR deve gerir os benefícios obrigatórios e ajudar as empresas a montar um pacote competitivo que torne o processo de contratação mais eficiente. Consoante o país, pode incluir seguro de saúde, contribuições para pensões, licenças remuneradas e parentais, vales de refeição, subsídios de transporte e seguro privado.
A ideia é proporcionar aos colaboradores uma experiência de integração completa.
- Tecnologia e integrações
Quando trabalha com uma força de trabalho internacional, ter todas as funcionalidades num só lugar faz diferença. Por isso, procure fornecedores que consigam integrar tudo:
- Integração de colaboradores;
- Gestão salarial;
- Armazenamento de documentos;
- Acompanhamento de despesas;
- Fluxos de aprovação;
- Painel de relatórios;
- Integrações com software de RH, contabilidade e processamento salarial.
- Transparência de preços
Os preços de um EOR podem variar muito. Alguns fornecedores oferecem uma mensalidade fixa por colaborador, outros uma percentagem da sua folha salarial ou acrescentam encargos extra pela contratação, etc. Antes de assinar o contrato, pergunte pelos custos de integração, pelos prazos mínimos do contrato, pelas políticas de cancelamento, pelas comissões de conversão de moeda e pelos encargos adicionais de conformidade. Os preços e as suas condições têm de ser claros.
- Segurança e proteção de dados
Os Employers of Record trabalham com informação sensível, como salários, documentos de identificação e dados de contas bancárias. Os fornecedores fiáveis oferecem:
- armazenamento de dados encriptado;
- controlos de acesso baseados em funções;
- autenticação multifator;
- registos de auditoria detalhados;
- conformidade com regulamentos como o RGPD e outras leis de privacidade aplicáveis.
- Condições de transição e saída
Pergunte o que acontece se quiser mudar de fornecedor ou passar a equipa para a sua própria entidade mais tarde: como é garantida a continuidade do emprego e que pré-aviso ou período de permanência é exigido.
Porque é que as empresas escolhem a Garna como o seu Employer of Record
A Garna simplifica a contratação global ao oferecer serviços de EOR através de uma rede de entidades empregadoras locais. Tratamos dos contratos de trabalho, da integração, do processamento salarial, dos benefícios legais e da conformidade laboral, ajudando as empresas a navegar pelos requisitos laborais locais em mais de 150 países. Contrate internacionalmente, pague aos colaboradores em várias moedas e expanda-se para novos mercados sem ter de constituir uma entidade empregadora local em cada um.
Ao contrário de alguns outros fornecedores de EOR que se concentram no básico do emprego, a Garna vai mais longe ao oferecer uma plataforma completa de força de trabalho global. Para equipas distribuídas de finanças, RH e operações, reduz a carga administrativa e elimina a necessidade de coordenar vários fornecedores.
A plataforma inclui funcionalidades úteis, entre as quais:
- início de sessão único (SSO) para que a equipa aceda em segurança;
- permissões baseadas em funções, para que apenas as equipas de RH, finanças e operações acedam à informação relevante para as suas responsabilidades;
- fluxos de aprovação e limites de pagamento para garantir que as aprovações salariais estão corretas e evitar pagamentos não autorizados ou excessivos.
Estes controlos tornam a gestão de uma força de trabalho global segura e capaz de acompanhar organizações de qualquer dimensão.
Primeiros passos com um Employer of Record: passo a passo
Pôr um Employer of Record a funcionar é normalmente muito mais fácil do que criar a sua própria presença legal, mas o lançamento continua a exigir alguma coordenação entre RH, finanças, advogados e gestores de contratação.
Seguir um processo de implementação simples ajuda a evitar atrasos e a começar a trabalhar o mais depressa possível.
Passo 1: determine onde precisa de contratar
Precisa de perceber em que países vai contratar, quantas pessoas vão integrar-se e se se trata de uma configuração temporária ou de longo prazo.
Passo 2: escolha um EOR
Agora é altura de procurar um EOR que se ajuste à sua visão e cumpra as expectativas: repare na cobertura de países, nas capacidades de processamento salarial, nos requisitos técnicos, na segurança, etc.
Passo 3: reúna a informação dos colaboradores
Além disso, precisa de recolher toda a informação necessária para criar contratos de trabalho adequados e conformes. Isso inclui os documentos de identificação do colaborador, o cargo e as responsabilidades, o salário e o pacote de remuneração, a localização, a data de início proposta e quaisquer requisitos de benefícios.
Passo 4: integração
Assim que a documentação laboral estiver em ordem, os colaboradores podem começar enquanto o EOR trata da integração e da administração laboral diária, ajudando a garantir uma experiência fluida de acordo com os requisitos locais.
Benefícios e limitações de usar um Employer of Record
Como qualquer outro modelo de contratação, um EOR tem prós e contras. Compreender ambos os lados ajuda as empresas a tomar uma decisão informada sobre a configuração que melhor se adapta à sua fase de crescimento.
Benefícios:
- Contratar colaboradores sem abrir uma entidade local;
- Expandir-se para novos mercados mais depressa;
- Receber ajuda para gerir os requisitos locais de emprego e de conformidade salarial;
- Processamento salarial local, impostos relacionados com o emprego e os salários e benefícios geridos por si;
- RH e finanças não ficam sobrecarregados com a gestão;
- Possibilidade de se expandir facilmente para diferentes países.
Limitações
- Mensalidades de serviço por colaborador;
- Menos controlo direto sobre o emprego;
- Pode nem sempre ser a opção mais barata para equipas grandes num só país;
- A qualidade do serviço depende do fornecedor;
- Alguns acordos laborais muito personalizados podem exigir revisão adicional.
Para muitas startups e empresas em crescimento, a poupança operacional e a redução de riscos compensam os custos do serviço. No entanto, à medida que o número de colaboradores aumenta num determinado país, as empresas têm frequentemente de reavaliar se criar a sua própria entidade local faz sentido do ponto de vista financeiro.
Conclusão
Não tem de constituir uma empresa em cada país onde quer construir uma equipa. Um Employer of Record permite às empresas empregar pessoas rapidamente, mantendo-se a par das leis e regulamentos laborais locais.
Para as empresas com uma expansão global em mente, a Garna combina serviços de EOR com processamento salarial, gestão de prestadores, pagamentos internacionais e gestão da força de trabalho numa só plataforma, facilitando contratar, pagar e apoiar colaboradores numa vasta gama de países.
Pronto para contratar internacionalmente? Se sim, agende uma demonstração para ver como a Garna o pode ajudar a construir uma equipa global em conformidade.